金融海啸扑面而来，到处都是Cost Down的呼声。成本节约要从小事做起，文档打印无处不在，现在就让我们看看这无处不在的打印有哪些节约高招吧。

一、文字压压缩

  　　无论是Word还是Excel，默认的字号都是五号字，实际打印时，可以再设置小一点，同样可以看得清楚。特别是Word还可以通过调整行距的方法来节省纸张。   　　在“段落”对话框中，将“行距”项选择“固定值”，在右侧的“设置值”下方就可以直接设定行距的大小了。具体的行距以及字号大小如何设置可参看下表。

二、先看后打，文档打印悠着点

  　　打出的格式不理想，原本打算放在一页的内容变成两页了，不合要求扔掉重新打印，这是以往常有的事。只要在打印前做点小动作，这种情况是完全可以避免的。   　　无论是Word还是Excel，单击Office按钮，执行“打印→打印预览”命令都可以以“所见即所得”的方式查看实际打印的效果，如果对预览的效果不满意必须调整到满意状态后才能打印。打印预览除了能够很直观的看到最终打印的效果外，好好的利用打印预览，可以帮我们有效的节约成本。

1.成本节约，Word有绝活

  　　在Word中，执行“打印→打印预览”命令进入打印预览界面。在“预览”功能组中，单击“减少一页”按钮，Word会自动尝试通过改变字号大小及字符间距，将整个文档减少一页。   　　每次单击可减少一页，根据文档的内容，Word会自动调节，在不能再自动缩减时，Word会弹出提示。对于长文档来说，这种自动缩减还是挺方便的，最起码省去了自己调整格式的麻烦。   　　如果对Word自动缩减的效果不满意的话，还可以进一步手工调整，而所有的调整当中，效果最为明显的就是“页边距”了。在“页面设置”功能组中，单击“页边距”下拉箭头，在弹出的菜单中选择“窄”项，从而对页面进行进一步的压缩。

小提示：

1）调整页边距后，可再次尝试“减少一页”功能，绝大多数时候，重新调整边距后都还能再减掉一页。

2）除了使用“窄”边距外，还可以选择菜单底部的“自定义边距”命令，在打开的“页面设置”对话框中手动调整边距大小，直到自己满意为止。页面边距建议不要少于1厘米，以免打印时有打印不出的部分。

  　　对于图文混排的文档来说，还有个办法可以进行大幅度的缩减，那就是执行“分栏”操作。单击“页面设置”功能区的显示功能对话框按钮，打开“页面设置”对话框，切换到“文档网络”标签，将“栏数”设为“2”（可根据实际情况设定栏数，一般推荐2栏为佳）。

2.成本节约，Excel有妙招

  　　除了Word，Excel同样是我们经常使用的，Word有绝活，Excel又有什么妙招呢？   　　在Excel中同样执行“打印→打印预览”命令进行打印预览界面。首先勾选“预览”功能组中的“显示边距”选项，这时页面边距及纵向单元格边距都直接显示了，可以通过鼠标拖动来直接修改边距。   　　如果对于自己制作的表格成竹在胸的话，可以单击“打印”功能组中的“页面设置”按钮打开“页面设置”对话框，在“页面”标签中，在“缩放”下方选择“调整为XX页宽XX页高”项，并按照自己的要求设定最终打印的页数。   　　与Word有点不同的地方在于，Excel在“打印预览”界面中，对成本节约似乎并不能有太大的作为。不过Excel中还有一个更加强大的功能，可以满足成本节约的要求。   　　在表格编辑界面，在“视图”标签中，单击“工作簿视图”功能组中的“分布预览”按钮，在弹出的对话框中单击“确定”按钮。这时你会发现最终的打印效果从这里都可以看到了，每个页面的边距都用蓝色的线条标示出来了，通过拖动蓝色线条，可以直接控制每一页中打印的内容。 9 7 3 1 2 4 8 :