在沟通彻底电子化的今天，大部分上班一族，每天编写、回复或者阅读电邮过百，实在不言过。然而很多学者却指出，电邮的普及，只是大幅度缩减了信息传递的时间，却没有提升信息传递的效率。主要原因是因为从电邮中，我们读不到表情，声调及情感。寄件者容易高估了自己能通过文字表达情感的能力，同时，收件者亦容易高估了自己通过文字去理解別人情感的能力，结果可能导致跟上司、同事或客人产生不必要的误会。

以下是为大家送上的8个有关电邮使用的小贴士：

1.简化内容

越复杂的句子，越容易被错误理解。

2.点列重要项

简而清的总结，能提升阅读及接收信息的效率，人皆爱之。

3.当心使用感叹号

感叹号有警告的意思(不少人更喜欢用两个感叹号作句子结尾)，容易为阅读者带来压迫感。故此若非必要，尽量避免。

4.不要把整句句字全大写（英文）

全大写有大声叫喊的意思，除非把某些说话向对方大声说出是你的原意，否则亦建议尽量避免。

5.文字颜色选择温和色调

颜色带有情绪，如红色会给人危险、愤怒的感觉。故此若你希望以不同颜色来强调内容，选择温和色如绿色、蓝色，会比较恰当。

6.一定要有主题

没有主题的电邮，很大机会不会被阅读。

7.不要隨便运用“紧急”标志

这是狼来了的故事。若某人发出的电邮, 十居其九都有“紧急”标志，收件者很快就不予理会。

8.按Send 前，请ProofRead

打错字是人之常情。明显是打错字还好，若是会把整个意思改变的错字，就会惹来误会。

以上是减少不必要误会的基本须知，然而如何通过日复日的商业电邮沟通，建立专业可信的形象，以致扩大商机，提升利润，此等程度的高效商业电邮沟通，并不单单决定于语言及写作能力的高低，技巧如段落的规划、词藻的运用、问题的使用、沟通的节奏等等，均非常重要。