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工作进度自在掌控 图度在线办公实战演练

2011-8-20不详佚名

图度在线工作平台采用saas模式,基于云端服务器,实现零成本投入,为企业、协同团队等提供易操作、应用性强、安全的在线管理服务。 图度平台系统数据存储在云端服务器中,用户可以通过浏览器直接操作, 实现零软、硬件成本投入,企业的管理者无论在哪里,只要能上网就能办公。

图1:图度前台

图度前台是整个系统的核心所在,采用贴合用户习惯的邮箱界面,工作任务充当邮件的角色,企业管理者发送任务给员工,每项任务都有一个单独的页面,任务以“论坛发帖”的模式显示,员工可以直接以文字或文件上传的形式更新任务进度,直至完成该项任务。图度前台还提供清晰的任务导航,在这里,企业的管理者可以一目了然的看到所有员工的工作情况及各项任务的进展情况,以便及时地做出合理的调整和安排。

图2:图度“论坛发帖”模式任务图

图度把工作任务归纳成“图度”、“图度组”、“讨论”、“公告”、“会议”五个分类。“图度”可以用来创建简单的工作任务,参与人数较多、任务复杂的工作则需要交给“图度”组来承担。我们这里虚拟三个员工“华军”、“华”和“军”来对相应的操作做实战演练。

1、创建“图度”

图3:创建“图度”页面

任务主题:提交报表

任务角色:

“华军”——任务发送者

“华”——任务接受者

首先“华军”登录到图度前台,点击“创建图度”打开创建页面。在“所属版块”下拉列表选择一个版块(必选),在“主题”栏目里输入任务主题,再从“执行人”列表里选择执行人“华”,然后设置好“开始日期”、“截止日期”和“预计耗时”,最后在“内容”框里输入任务内容点击“发送”即可。

任务发送成功以后,可以查看该任务页面。(如图2:图度“论坛发帖”模式任务图)任务页面以“论坛发帖”的模式显示,由任务控制按钮、任务细节、交流楼层和回复框组成。任务控制按钮可以对已发送任务进行修改、终止等操作,任务细节则是此任务参与人、执行情况等信息。任务参与者随时可以在回复框里发表看法或者任务执行情况,这些信息会实时传递给对方,并按时间呈现在交流楼层里。

图4:任务执行者的任务页面

现在,让我们再到“华”的图度前台看看有没有收到任务。可以发现,“提交报表”任务已经出现在“最新图度”里,展示了任务发送者的头像和姓名,还有任务主题以及任务完成比率等。而且在“图度箱”、“我执行”里都有任务提示。在“最新图度”里,点击“提交报表”进入任务页面。

这个任务页面和我们前面说到的任务发送者“华军”的任务页面几乎一样,但是细看就会发现还是略有差别的。(如图4:任务执行者的任务页面)不同之处在控制按钮的功能和部分任务信息,这里的控制按钮只有“接受”、“拒绝”、“转发”等。任务执行者点击“接受”,任务开始执行,进入倒计时。

图5:任务进度提交控制

细心的用户还会发现,在接受任务之后,任务接受者的任务页面又发生了变化——在最下方,多了一行“…耗时…完成率…”,这个是任务执行者用来提交任务执行进度的。(如图5:任务进度提交控制)通过这两个参数,任务执行者可以随时汇报任务执行的百分比进度。而任务发送端在接受到不同百分比的任务汇报时,会自动判断任务有没有执行完。当任务执行完毕,提交100%的工作进度时,任务进入完成状态。

图6:任务确认页面

但此时整个任务流程还未结束,因为任务发送者还没有验收任务成果。再让我们来到“华军”的图度前台,已经收到了任务的执行反馈。再次打开此次的任务页面,任务状态已经是完成状态了。(如图6:任务确认页面)此时,任务控制按钮也变了,多了一个“确认”按钮。验收任务成果通过后点击“确认”按钮,整个任务流程结束。

2、创建“图度组”

图7:创建“图度组”页面

任务主题:测试

任务角色:

“华军”——任务发送者

“华”——任务执行者

“军”——任务执行者

现实工作中大部分的工作需要多人甚至多个部门共同参与执行,对这种大中型项目工作进度的掌控一直以来是管理者头痛的事,“图度组”就是专门针对这种复杂任务进行设计的。“图度组”标签紧挨着“图度”标签,(如图7:创建“图度组”页面)其界面和图度很类似。不同之处在于图度组没有任务接收人输入框,而下面多了一个“分工”版块。

创建图度组的上半部分和创建图度差不多,我们只详细说说如何设置“分工”。“分工”这一块默认很简单,只有一个主题输入和一个执行人输入。这里的主题是指此总任务分派到每个部门、个人的子任务主题,比如此例中,总任务为“测试”,我们把它划分成“代码”和“界面”两个子任务主题,然后再分别指定执行人即可。

图8:图度组任务页面

任务发送后,让我们看看图度组任务页面和图度任务页面有什么不同。刚才我们说到,创建图度组时没有执行人,只有分工执行人。那么,这个“没有目的地”的任务发到了哪里呢,在图度组任务页面里我们可以找到答案。(如图8:图度组任务页面)“本图度由我发送给我”,这就是答案。

再一个和图度任务页面不同的是,图度组任务页面多了一个“分工”版块,这里以列表的形式展示了总任务发起者、子任务主题、子任务执行人、子任务执行进度等。点击其中的一个子任务“代码”,进入子任务页面,和图2对比一下,可以发现这个页面就是一个普通的图度任务页面。

图9:子任务“代码”执行人“华”的图度任务页面
图10:子任务“界面”执行人“军”的图度任务页面

下面让我们到任务执行者之一“华”的图度前台看看任务情况。从“华”的任务页面可以清楚的看到,任务的主题是“代码”,除此之外,我们还知道此任务隶属于“测试”图度组。(如图10:子任务“代码”执行人“华”的图度任务页面)“华”接受任务,假定在一个小时后完成子任务“代码”的10%并提交给总负责人“华军”,而另一子任务“界面”的负责人“军'也在同一时间提交了自己25%的工作进度。(如图11:子任务“界面”执行人“军”的图度任务页面)此时,总任务负责人“华军”看到的任务会是什么样子呢。

图11:总任务页面

在总任务负责人“华军”的“最新图度”里,绿色的进度图显示的是18%。打开“华军”的任务页面我们就可以发现原因所在,这个18%是总任务的整体进度,是图度系统自己计算出来的。而两个子任务的进度情况也清楚的展示在总任务页面的分工列表里。(如图12:总任务页面)藉此负责人可以实时掌控整个项目任务的进度以及各个分任务的进展情况,而做出科学合理的决策并以最快的速度完成任务。

3、图度其他特色

图12:甘特视图

图度还提供了科学的“甘特视图”,可以让用户更加直观快速的查看工作进度。只需点击右上角的甘特视图既可以在甘特视图模式和标准视图之间切换。(如图13:甘特视图)其他几项“讨论”、“公告”、“会议”在创建等的操作上和创建图度很类似,这里不再一一赘述。

另外,图度还提供了网盘、便签、日程表和企业即时通讯软件图度talk,都是基于图度平台开发。这些产品相辅相成,给图度办公平台增色不少,也为企业办公带来了极大的便利。

编辑点评:

“创新”是现在互联网的热词,表面上看图度的邮箱界面、论坛模式是一种“返祖”现象,但是从另一个角度看,把这些用户熟知的产品灵活的应用到新的办公平台上,缩短了用户熟悉上手的时间,增加了产品的易用性,这难道不是一种创新吗?

本文来源:不详 作者:佚名

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