检测输入数据的正确性技巧一

     报表录入人员每天面对大量数据录入，难保不出现一次疏忽。不管数据重要性如何，报表错误总会给工作带来负面影响。 那么，除了录入人员自身输入时目测外还有更简洁高效的方法吗？ 答案是肯定的。WPS表格的“数据有效性”功能可以为您提供便利，有效阻止无效输入，从而提升数据的准确性和制表速度。 “数据有效性”功能众多，限于篇幅，专为您讲解以下内容，大家可以举一反三，解决更多类似问题。

1.控制成绩表只能输入数值

2.限制手机号只能输入阿拉拍数字

3.限制指定位数只能是数字

4.限制用户有输入字母

5.限制输入电话号码和手机

6.根据前单元格字符决定是否输入

7.控制输入1---10000之间的质数

一:控制成绩表只能输入数值

大家知道,学生成绩是用数字表示的,且一般在0-100之间。那么只要掌握这个规律并对之进行相应的限制，成绩录入时就可防范出错。（例如输入小数点变成了逗号或者数据超过100分等等）。

步骤1.先看一个简易的成绩表（见图1），先选中成绩区B2：B11，打开菜单“数据”|“有效性”。

图1

步骤2.在设置“数据有效性”|“条件”|“允许”处选择“自定义”；在公式处输入=ISNUMBER(B2)*AND(B2<=100,B2>=0)（见图2）。

公式含义：ISNUMBER(B2)表示必须是数字，AND(B2<=100,B2>=0)表示数据必须在0-100之间；两个条件中用*号连接表示必须同时满足两个条件。

图2

步骤3.在出错警告选项卡之样式选择“停止”，“错误信息”处输入“ 你输入了非数字或者不在0--100范围中，请重新输入。”，点确定。

测试：在B2：B11区域输入大于100或者小于0或者“ABC”等等数据看，系统将弹出提示并阻止您的输入。从而确保成绩录入的范围正确性（见图3）。

图3

二:限制手机号只能输入阿拉拍数字

某单元格用于存放手机号码，为了防范输入错误，同样可以利用数据有效性进行相应的约束。手机号码的特点是:每一个字符都是阿拉伯数字，不包括小数点,这与成绩分数不同；位数为11位。对手机号每个字符都进行检测，需要用到数组运算，而WPS2005表格的数据有效性公式中不支持数组运算，所以不能像前例一样直接在有效性公式窗口输入公式。而是借助辅助单元格，同时打开迭代计算来达到目的。

步骤1.打开菜单“工具”|“选项”|“重新计算”，按以下方式设置（见图4）。

图4